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Privacy Policy

Informativa generale sul trattamento dei dati personali servizio QUOKKY

(art. 13 d.lgs. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”)

Con il presente documento il Titolare del trattamento, la società Quokky s.r.l. con sede in Viale Ledra n. 56, 33100 Udine, P.IVA e C.F. 02741020305, (di seguito Quokky), vuole dare agli utenti che utilizzano l’Applicazione e i servizi di Quokky (di seguito “Servizio”) alcune informazioni sul trattamento dei loro dati personali.

 

Quokky e la privacy

Quokky tiene in massima considerazione il diritto alla riservatezza dei propri utenti, in particolare delle informazioni contenute nei documenti che il Servizio è tecnicamente in grado di trattare. Questa informativa spiegherà quali tipologie di dati personali trattiamo, con che modalità, per quali finalità e chi sono i soggetti terzi a cui possiamo cedere, sempre previo Suo specifico ed informato consenso, eventuali informazioni che la riguardano. Per quanto invece riguarda il trattamento di dati definito “obbligatorio” nella tabella riportata qui sotto, Le specifichiamo che il consenso è prestato automaticamente ai sensi dell’art. 24 comma 1 lett. a) e b) del D.lgs 196/03, in quanto il trattamento ci è indispensabile per adempiere al Servizio e agli obblighi delle Condizioni Generali di Contratto. 

 

Dati trattati, finalità e modalità del trattamento

Quokky tratta i dati personali che Lei inserirà in fase di registrazione dell’Utenza ed in fase di validazione della stessa nei casi previsti. Quokky, inoltre, è in grado di trattare in forma elettronica ed automatizzata le informazioni presenti nei documenti digitali che Lei ha archiviato per mezzo del Servizio o in una delle applicazioni compatibili con il Servizio (es. servizi mail o Cloud offerti da grandi aziende quali Google, Apple, Dropbox ecc.) per le quali Lei ha manifestato la volontà e ha prestato uno specifico consenso al fornitore. Ma per capire nello specifico quali dati vengono trattati, per quali finalità e se il trattamento è obbligatorio o facoltativo al fine della funzionalità del Servizio, si riporta il seguente elenco

Dati trattati

Finalità

Obbligatorio

A

Il Suo username, l’indirizzo mail e le altre informazioni raccolte nel form di registrazione e i caso di validazione dei Suoi dati.

• Creare il Suo account

• permetterci di contattarLa e comunicare con te in relazione all’uso del Servizio

• Verificare il Suo indirizzo mail in ordine al contrasto dello spam, truffe ed abusi

• InformarLa di nuove funzionalità dei Servizi Quokky, in ossequio ai principi di cui all’art. 130 comma IV del D.lgs 196/03

X

B

L’area geografica da cui utilizzi i nostri Servizi e la Lingua impostata ed altri informazioni tecniche sul tipo di device, il sistema operativo, lo stato di aggiornamento (come trasmessi in automatico)

• Vedere la compatibilità tecnica del Suo device ai Servizi

• AiutarLa a verificare l’utilizzo del Suo account: elaboriamo una cronologia recente degli indirizzi IP che hanno effettuato un accesso al Suo account

• effettuare indagini statistiche sull’uso del Servizio,  gestire i Servizi e migliorare le loro caratteristiche

• Suggerirti caratteristiche dei Servizi, prodotti ed utilità che possono migliorare l’uso che fai di Quokky

X

C

Il Suo numero di telefono solo in caso di attivazione, da parte Sua, del servizio Chat

• Prevenzione spam, frodi, abusi e per aiutarla in caso di recupero del Suo account

• Consentire la verifica del Suo account

• Consentire agli altri utenti di comunicare con te attraverso le “funzioni di collaborazione” tipo chat o condivisione

X

D

Informazioni di fatturazione (P.Iva, CF, indirizzo e numero di telefono) e dati di pagamento

• Elaborare i Suoi pagamenti (Quokky utilizza soggetti terzi che offrono il servizio di pagamento; tali soggetti hanno accesso soltanto a limitate informazioni riguardanti questi dati)

• permettere la gestione fiscale e contabile delle transazioni

X

E

In caso di attivazione del Servizio, dati contenuti nelle Chat

• I dati e gli allegati delle Chat, qualora sia attivato il Servizio, vengono salvati sui Server di Quokky esclusivamente per permettere la gestione tecnica del servizio di Chat. I dati sul Server sono criptati secondo standard ISO 27001.

X

F

Dati personali ed informazioni (parole, numeri, dati ecc.) eventualmente presenti all’interno di documenti digitali che hai archiviato per mezzo del Servizio o in una delle applicazioni compatibili con il Servizio (es. servizi Google, Servizi Apple, dropbox ecc.)  attivate. Il Servizio contiene un algoritmo che è in grado di riconoscere eventuali parole in formato testo o immagine (OCR). Tale attività può essere contrattualmente affidata ad una società di servizi, debitamente nominata responsabile esterno del trattamento.

• permettere tecnicamente la ricerca, la visualizzazione e il reperimento di specifici documenti archiviati per mezzo del Servizio o disponibili in una delle applicazioni compatibili con Quokky, che contengano – in formato testo o immagine – una delle parole chiave immesse nel Servizio;  Nel caso di accesso a documenti digitali archiviati presso servizi di terzi eventualmente attivati, Quokky per poter fornire il Servizio e adempiere al contratto, duplica nei propri data base il documento ricercato, consentendo così all’Utente di effettuare le azioni disponibili tramite il Servizio.

• salvare e conservare i documenti tramite il Servizio e archiviare ed organizzare i documenti in modo ordinato ed automatico in apposite cartelle create dal Servizio o dall’Utente;

• Quokky non utilizza questi dati per altre finalità specifiche che non rientrino fra quelle sopra descritte. Tuttavia, esclusivamente previo Suo specifico ed informato consenso al trattamento, qualora Lei attivi l’apposita funzionalità dell’applicazione (servizio “verticale”), Quokky potrà elaborare per conto di un proprio Partner, particolari tipologie di documenti (es. bollette, fatture, mutui, contratti ecc.), estraendo dati, parole chiave, numeri, scadenze e altre informazioni che saranno trasmessi al Partner stesso. Questa trasmissione potrà essere anonima oppure collegata al Suo account e potrà avvenire per finalità di marketing, analisi di dati e dei Suoi consumi, trasmissione di specifici documenti, estrazione di specifici dati contenuti nei documenti affinchè siano automaticamente salvati su applicativi del partner. In ogni caso sarà nostra cura informarla su ogni specifica finalità per la quale noi e il nostro partner effettueremo questo trattamento (attraverso una informativa denominata “speciale”) e ci preoccuperemo di garantire che tale trattamento avvenga nel pieno rispetto della Sua volontà preventiva, in ossequio agli obblighi di informativa e consenso che le verranno richiesti sia da noi che, eventualmente, da ogni singolo nostro Partner.

Previa specifica informativa e  consenso da prestare espressamente in caso di attivazione del singolo servizio “verticale”

 

 

Quokky e il trattamento di dati particolari contenuti nei documenti

Quokky non tratta scientemente dati personali dell’Utente o di terzi per il quali è richiesta una specifica condizione di liceità (es. dati genetici, biometrici, di geolocalizzazione) né dati personali riguardanti terzi diversi dall’Utente per il quale lo stesso non abbia ottenuto specifico consenso al trattamento. Qualora, su segnalazione, riscontreremo di aver inavvertitamente raccolto dati di tale genere (e ciò è statisticamente possibile perchè magari presenti in documenti digitali che Lei ha archiviato per mezzo del Servizio o in una delle applicazioni compatibili con il Servizio, come descritto sub lettera F) li cancelleremo prontamente dai nostri server.

 

Quokky potrà contattarmi?

Di tanto in tanto, in accordo con le tue preferenze in tema di Notifiche, potremmo inviarLe comunicazioni sul Servizio che pensiamo possano esserLe utili. Solo se hai attivato nell’apposita sezione uno o più specifici Servizi del nostro Partner, previo Suo consenso, potremmo altresì inviarLe comunicazioni relative a prodotti e Servizi del Partner ovvero farLe contattare direttamente da lui. In qualsiasi momento potrai scegliere di non ricevere tali comunicazioni seguendo le istruzioni di opt-out

 

 

L’eventuale condivisione / comunicazione di dati e informazioni con i nostri Partner (Servizi Verticali)

Come descritto al punto F) Quokky non fa in modo automatico e sistematico attività di analisi e profilazione dell’Utente sulla base dei dati che è tecnicamente in grado di trattare dai documenti digitali che l’Utente ha archiviato per mezzo del Servizio o in una delle applicazioni compatibili con il Servizio. L’unica finalità per cui analizza i dati all’interno dei documenti trattati tramite il Servizio, come sopra specificato, è per permettere la funzione di archiviazione, catalogazione e ricerca di documenti tramite il Servizio.

Tuttavia Quokky può fare specifici accordi con primarie aziende, denominate “Partner” (come ad esempio società elettriche, telefoniche, di servizi web ecc.. In forza di tali accordi) per implementare alcune funzioni/servizi aggiuntivi rispetto quelli ordinariamente presenti nell’Applicazione (denominati Servizi Verticali). Qualora Lei attivi volontariamente un Servizio Verticale, previa specifica ed ulteriore informativa e consenso, Quokky può fornire al Partner un servizio di analisi di particolari documenti digitali che hai salvato tramite Quokky o che sono contenuti in Servizi di terzi compatibili con il sistema di ricerca e archiviazione “Quokky”, come ad esempio bollette, fatture, ratei di mutui o finanziamenti, contratti ecc. In tali casi il trattamento avviene come descritto nella tabella sopra alla lettera F). Questa analisi o avviene generalmente in modo totalmente anonimo, senza perciò che il dato numerico sia associato ad un nome o utente. In ogni caso il trattamento di tali informazioni associate a Suoi dati personali, non avverrà mai a tua insaputa, visto che sarà nostra cura fornirti idonea informativa e tu presterai – a tali fini – uno specifico e separato consenso. Tale informativa ti verrà presentata in fase di attivazione del Servizio Verticale e viene denominata “informativa speciale”.

 

Quokky e i Servizi di Chat e condivisione documenti

Accanto ai servizi di archiviazione e ricerca, alcuni Servizi di Quokky prevedono funzionalità di collaborazione, come quando utilizzi tali funzionalità per interagire con altri utenti, ad esempio tramite le funzioni di Chat o trasmissione di documenti. In tali casi, alcuni dei dati personali che hai fornito a Quokky e i contenuti dei documenti che decidi di trasmettere o condividere nella chat potrebbero essere visibili agli altri utenti. Se inizi o rispondi a chat, la persona con cui chatti potrà visualizzare il Suo profilo. I dati e gli allegati delle Chat, qualora sia attivato il Servizio, vengono salvati sui Server di Quokky esclusivamente per permettere la gestione tecnica del servizio di Chat. I dati sul Server sono criptati secondo standard ISO 27001.

 

I dipendenti/consulenti/collaboratori di Quokky possono accedere e visualizzare i miei documenti e loro contenuto?

Quokky ha adottato idonei modelli organizzativi interni volti a prevenire che i Suoi dati sopra descritti siano oggetto di accessi di soggetti non autorizzati o il rischio di trattamenti non corrispondenti alle finalità sopra descritte. È regola che i dipendenti/consulenti/collaboratori di Quokky, debitamente nominati incaricati o responsabili del trattamento, non controllino documenti digitali che l’Utente ha archiviato per mezzo del Servizio o in una delle applicazioni compatibili con il Servizio o abbiano accesso a dati personali, ma elenchiamo di seguito i casi in cui i dipendenti potrebbero essere costretti ad accedere ai Suoi dati personali e documenti:

• Quando pensiamo che siano state violate le nostre condizioni di servizi e dobbiamo verificare ciò accedendo ai dati relativi al Suo account;

• Quando dobbiamo risolvere problemi;

• Quando dobbiamo proteggere diritti, proprietà o sicurezza di Quokky e dei suoi utenti (incluso la protezione contro spam, malware, o altre problematiche di sicurezza);

• In accordo con le obbligazioni derivanti dalla legge oppure da ordini della pubblica autorità. Vigiliamo per proteggere la privacy del Suo account e dei Suoi dati, e quando ciò risulta possibile, ti informiamo che siamo costretti a rispettare determinate richieste di soggetti terzi che comportano l’accesso ai Suoi dati personali e documenti. Per maggiori informazioni leggi la pagina Informazioni all’autorità pubblica (link).

 

È possibile che Quokky renda pubblici alcuni dei dati personali o documenti?

No, i Suoi dati non saranno mai diffusi su Internet o in altro modo.

 

 

 

Dove sono conservati e processati i miei dati?

Quando utilizzi il Servizio sui Suoi dispositivi, i dati e le informazioni che salvi sono conservati sulla memoria del Suo dispositivo e vengono sincronizzati anche su Server Quokky, ubicati nel territorio di Stati Membri dell’Unione Europea pertanto soggetti a tutele identiche a quelle che Le garantisce la normativa italiana. Nel caso di accesso a documenti digitali archiviati presso servizi di terzi eventualmente attivati (webmail, altri Cloud ecc.) Quokky per poter fornire il Servizio e adempiere al contratto, duplica nei propri database il documento ricercato, consentendo così all’Utente di effettuare le azioni disponibili tramite il Servizio. Tale trasmissione di dati viene da Lei accettata specificatamente, prestando il consenso al fornitore terzo a trasmetterci i dati.

 

 

Quanto sicure sono le mie informazioni?

Quokky è una società che ha ottenuto la certificazione secondo Standard ISO/IEC 27001:2005 (Tecnologia delle informazioni – Tecniche di sicurezza – Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni – Requisiti), che è una norma internazionale che definisce i requisiti per impostare e gestire un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (SGSI o ISMS dall’inglese Information Security Management System), ed include aspetti relativi alla sicurezza logica, fisica ed organizzativa. Quokky pertanto cerca di adottare misure di sicurezza che – by design – permettono la prevenzione di rischi di distruzione, perdita, nonché trattamenti illeciti, accessi non consentiti o trattamenti non conformi alle finalità espresse qui sopra.

Utilizziamo tecniche standard di crittografia al momento del trasferimento dei Suoi dati. Ciò è comunemente riferito alla tecnologia secure socket layer (“SSL”). Ad ogni modo i trasferimenti di dati in internet non possono essere garantiti come sicuri al 100%. Di conseguenza Lei è consapevole che il trasferimento di dati su Internet comporta sempre e comunque dei rischi di sicurezza.

 

Cosa succede se voglio interrompere l’utilizzo dei Servizi di Quokky?

Lei può cancellare file, informazioni, chat in qualsiasi momento dal Suo dispositivo. In tale caso, i dati – dal momento del riallineamento – verranno cancellati definitivamente anche dai Server Quokky. Se richiedi la cancellazione dell’Account, tutti i dati verranno definitivamente cancellati. Se esce dal Suo Account o non usa il Suo account, i dati trattati per rendere il Servizio rimarranno nei Server, fino alla richiesta di cancellazione dell’Account. Nel caso di “condivisione” di dati con altro utente, ad esempio con la Chat, i dati trattati anche se cancellati rimarranno in quanto rimarranno disponibili per l’altro Utente. Se cancelli file, chat, informazioni salvate su Quokky e non su altri Servizi di terzi compatibili con il Servizio, tali file non saranno più disponibili né a te né a nessun altro.  Ciò accade anche se Quokky disattivasse il Suo account perchè hai violato i Termini e le condizioni d’uso. Lei in ogni tempo può richiedere la cancellazione di dati trattati con il Servizio, in ossequio al Diritto all’Oblio.

 

Modalità di caricamento dati e loro trattamento

Tutti i dati personali che Quokky tratta sono stati acquisiti grazie al caricamento degli stessi da parte degli utenti dell’APP; è infatti l’utente che sceglie, in modo assolutamente libero e spontaneo, quali dati caricare sull’archivio virtuale. Fermo restando la facoltatività di utilizzo dell’APP, per ogni dato personale che l’utente decide di caricare, egli concede a Quokky una licenza globale per utilizzare, ospitare, memorizzare, riprodurre, modificare, comunicare, visualizzare pubblicamente e distribuire i suddetti contenuti. I diritti che concede con questa licenza riguardano gli scopi indicati nella tabella sopra riportata e le finalità di volta in volta richieste dai nostri Partenr ogniqualvolta l’utente attivi uno specifico servizio.

 

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Quokky s.r.l. con sede in Viale Ledra n. 56, 33100 Udine, P.IVA e C.F. 02741020305. In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 7 del D.lgs. 196/2003, che per Sua comodità riproduciamo integralmente

 

Art. 7 – Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a) dell’origine dei dati personali;

b) delle finalità e modalità del trattamento;

c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;

e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:

a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;

b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.