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Centro assistenza

Scopri le basi di Duedot assieme a qualche trucchetto utile!

Per cominciare

Duedot è uno spazio di lavoro che permette la gestione e la condivisione delle pratiche digitali sia con il proprio team che con i clienti.

  • Semplifica la raccolta dei documenti e la comunicazione con i clienti offrendo uno spazio di lavoro con archiviazione documentale e chat integrata.
  • Velocizza l’elaborazione dei documenti grazie alla tecnologia di machine learning.

L’intero flusso di lavoro avviene in un unico luogo, sincronizzato con il tuo gestionale aziendale e collegato alle altre App che già utilizzi.

Creare un nuovo workspace in Duedot è facile e veloce. Segui i seguenti passaggi e il gioco è fatto!

  • Nella homepage del sito di Duedot clicca su Crea il tuo workspace;
  • Inserisci il tuo indirizzo email e successivamente il codice di verifica di 6 cifre ricevuto via mail;
  • Crea il tuo profilo inserendo nome, cognome e password;
  • Scegli un nome per il tuo workspace, come ad esempio il nome della tua attività;
  • Scegli l’URL del workspace, ma ricorda che una volta confermato non potrà più essere modificato;
  • Invita i tuoi collaboratori ad entrare nel workspace oppure salta questo passaggio (potrai farlo anche successivamente dal pannello impostazioni);
  • Conferma e comincia ad esplorare lo spazio di lavoro!

Per entrare nel team di un Workspace è necessario l’invito da parte degli amministratori del Workspace. Se non hai ancora ricevuto l’invito via mail, contatta gli amministratori e chiedi di inviare nuovamente l’invito. Se l’email non arriva, ricordati di controllare in tutte le cartelle della tua casella email, sia nella posta in arrivo che nello spam.
Una volta ricevuto l’invito, non devi fare altro che impostare il tuo account:

  • Clicca sul link contenuto nell’email
  • Nella pagina di registrazione al workspace, inserisci email e password
  • Conferma i dati e comincia ad esplorare lo spazio di lavoro!

Account

  • Clicca Accedi nel menù in alto dell’homepage del sito di Duedot;
  • Inserisci l’URL del workspace a cui vuoi accedere e successivamente il tuo indirizzo email e password.

Se non ricordi l’URL del tuo workspace, oppure vuoi sapere a quali workspace sei registrato, nella pagina di login clicca su Non ti ricordi l’URL del tuo workspace?, riceverai un’email con l’elenco dei tuoi workspace.

Per disconnetterti da un workspace di Duedot, clicca sull’icona del tuo profilo in alto a sinistra, oppure sull’icona dell’ingranaggio in basso, e quindi su Esci dal workspace.

Se non ricordi l’URL del tuo workspace segui i seguenti passaggi:

  • Nella pagina di login clicca Non ti ricordi l’URL del tuo workspace?;
  • Inserisci l’indirizzo email con il quale ti sei registrato;
  • Riceverai una mail con l’elenco dei workspace che hai creato o a cui sei stato invitato.

Se non ricordi la password, seleziona il workspace al quale vuoi accedere e segui le istruzioni per reimpostare una nuova password.

Puoi modificare le informazioni e l’immagine del tuo profilo in qualsiasi momento:

  • Clicca l’icona del tuo profilo in alto a sinistra oppure quella dell’ingranaggio in basso;
  • Seleziona Profilo e successivamente Modifica informazioni.

Puoi modificare il colore della barra laterale di Duedot:

  • Clicca l’icona del tuo profilo in alto a sinistra oppure quella dell’ingranaggio in basso;
  • Seleziona Profilo e scorri la pagina fino alla sezione Tema;
  • Seleziona il colore che preferisci e clicca il bottone Applica.

Per reimpostare la password:

  • Nella pagina di login, inserisci l’URL del workspace del cui account desideri reimpostare la password;
  • Clicca Password dimenticata? ed inserisci l’indirizzo email che hai utilizzato per creare l’account;
  • Controlla la posta in arrivo e fai click sul link nell’email che hai ricevuto per reimpostare la password.

Se invece hai già effettuato il login e desideri modificare la password, puoi farlo nelle impostazioni del tuo profilo:

  • Clicca l’icona del tuo profilo in alto a sinistra oppure quella dell’ingranaggio in basso;
  • Seleziona Profilo e successivamente Modifica password;
  • Inserisci la password corrente e impostane una nuova confermandola.

Se desideri disattivare il tuo account, inviaci una mail a info@duedot.co indicandoci il nome del workspace e l’indirizzo email dell’account che desideri disattivare.
Una volta cancellato l’account, non sarai più in grado di accedere al workspace collegato.

Workspace

Il tuo workspace di Duedot è lo spazio condiviso con gli altri membri del tuo team dedicato alla gestione delle pratiche e alla raccolta dei documenti da parte dei clienti.

Puoi invitare i tuoi collaboratori ad entrare a far parte del team del tuo workspace dal pannello impostazioni:

  • Dopo aver fatto il login al tuo workspace, clicca l’icona dell’ingranaggio in basso;
  • Seleziona Team e successivamente il bottone Invita membri del team in basso a destra;
  • Inserisci gli indirizzi email dei collaboratori che vuoi invitare nel tuo workspace e clicca Invia.

Riceveranno via email un invito ad registrarsi al tuo workspace.

È possibile partecipare ad infiniti workspace, anche utilizzando lo stesso indirizzo email.
Quando si crea un nuovo workspace, oppure si viene invitati in uno già esistente, bisogna creare un nuovo account inserendo email e password.

Una volta confermato l’URL del workspace in fase di registrazione, non è più possibile modificarlo. È possibile invece modificarne il nome dal pannello impostazioni, accessibile cliccando l’icona dell’ingranaggio in basso e successivamente Impostazioni workspace.

Accedendo alla sezione Impostazioni workspace è possibile modificare la lingua di tutte le comunicazioni inviate via mail da Duedot a collaboratori e clienti, come ad esempio l’invito ad unirsi al workspace a un nuovo membro oppure l’apertura dei una pratica quando la condivido con un partecipante esterno.

Per modificare invece la lingua dell’interfaccia, accedi alla sezione Profilo in impostazioni.

Per disattivare un workspace, è necessario che l’amministratore ci contatti inviandoci una mail a info@duedot.co con una richiesta formale di cancellazione.
Una volta cancellato il workspace, tutti i documenti salvati e la cronologia delle chat verranno eliminati e non sarà più possibile fare il ripristino dei dati.

Se invece desideri disattivare il tuo account, inviaci una mail a info@duedot.co indicandoci il nome del workspace e l’indirizzo email dell’account che desideri disattivare.
Una volta cancellato l’account, non sarai più in grado di accedere al workspace collegato.

La chat del team è uno strumento per comunicare all’interno del team di un workspace. Questo strumento può essere usato solamente tra due membri del team per lo scambio di informazioni e documenti al di fuori delle pratiche. Non è infatti possibile aggiungere partecipanti o creare chat di gruppo.

Per aprire una chat diretta con un collaboratore del team:

  • Accedi alla sezione Chat del team dal menù in basso a sinistra (icona a forma di fumetto);
  • Se non trovi in nome del collaboratore con cui vuoi chattare nella lista a sinistra, fai clic sul + in alto;
  • Cerca il nome del collaboratore con cui vuoi aprire la chat e conferma l’apertura di una nuova chat.

Prossimamente!

Pratica

La pratica è un dossier digitale che include gli atti e i documenti necessari all'avvio e al completamento di una procedura burocratica o di un affare e una chat dedicata alle comunicazioni tra il team e il cliente.

Con Duedot è possibile aprire qualsiasi tipologia di pratica, creata su misura per il tuo modello di business e per le tue specifiche esigenze.
Il piano Basic comprende pratiche generiche, mentre il piano Premium e Plus, pratiche personalizzate e strutturate su misura per una gestione ottimizzata della tua attività, come ad esempio 730, ISEE ecc.

Per creare una nuova pratica:

  • Accedi alla tab Pratiche dal menù in basso a sinistra (icona a forma di cartella);
  • Fai clic sul + in alto per aprire il modulo di creazione pratica;
  • Scegli la tipologia e compila i campi richiesti;
  • Scegli se condividere la pratica con l’intero team oppure solo con i membri invitati come partecipanti;
  • Salva e comincia a lavorare sulla pratica appena creata!

In caso di connessione server to server con il gestionale aziendale, la pratica può essere creata anche nel proprio gestionale, con immediata sincronizzazione in Duedot.

Al momento della creazione della pratica è possibile decidere se condividerla con tutti i membri del team del workspace oppure solo con quelli invitati.
Se si decide di rendere la pratica privata e quindi accessibile solo su invito, le persone interessate possono essere aggiunte come partecipanti in un secondo momento:

  • nell’intestazione della pratica, sotto il nome, clicca sul numero di partecipanti;
  • digita l’indirizzo email oppure il nome dei membri del team con i quali vuoi condividere la pratica nella sezione Partecipanti interni al team;
  • Salva ed esci dalle impostazioni di condivisione della pratica.

Oltre che con il team del workspace, la pratica può essere condivisa anche con il cliente, se aggiunto come partecipante.
Per condividere la pratica con il cliente o altri partecipanti esterni al team:

  • nell’intestazione della pratica, sotto il nome, clicca sul numero di partecipanti;
  • digita l’indirizzo email del cliente con il quale vuoi condividere la pratica nella sezione Partecipanti esterni;
  • Salva ed esci dalle impostazioni di condivisione della pratica.

Il cliente riceve una mail dall’azienda con un link per visualizzare la pratica, e grazie al quale può interagire anche senza doversi registrare. Il link contenuto nell’email può essere aperto da qualsiasi browser web e su qualsiasi dispositivo.

All’interno della chat della pratica è possibile inviare messaggi privati, visibili solamente ai membri del team del workspace. I messaggi interni, contrassegnati da un lucchetto, non sono infatti visibili nella cronologia della chat dei partecipanti esterni.

Per inviare un messaggio interno:

  • Accedi alla Chat della pratica;
  • Clicca il + in basso a sinistra (il tasto per allegare documenti) e seleziona Messaggio interno;
  • Scrivi il messaggio e invia.

È possibile inviare anche file visibili solo al team del workspace:

  • Accedi alla Chat della pratica;
  • Clicca il + in basso a sinistra (il tasto per allegare documenti) e seleziona il file che vuoi inviare;
  • Dopo aver scelto il nome del file, ed eventualmente scritto un messaggio, contrassegna l’opzione Messaggio interno.

In Duedot è possibile importare qualsiasi formato di documento, salvo direttive specifiche dell’azienda. I documenti possono essere importati facilmente da qualsiasi dispositivo:

  • Drag&Drop da computer;
  • Fotocamera e galleria dello smartphone.

Per importare un documento:

  • nella chat della pratica, clicca il + vicino alla barra per scrivere messaggi e seleziona la fonte da cui importare il file.

I documenti importati possono essere eliminati solamente dai membri del team, non dai clienti. Per eliminare un documento:

  • Entra nel dettaglio del documento che desideri eliminare;
  • Clicca l’icona raffigurante 3 puntini in alto a destra e seleziona Elimina file.

Per esportare un singolo documento:

  • Entra nel dettaglio del documento che desideri esportare;
  • Clicca l’icona raffigurante 3 puntini in alto a destra e seleziona Scarica documento;
  • Scegli la destinazione del documento e conferma.

Per esportare più documenti alla volta della stessa pratica (solo utenti Premium e Plus):

  • Entra nella sezione Documenti della pratica interessata;
  • Vicino alla barra di ricerca, clicca il tasto di Multiselezione;
  • Una volta selezionati dei documenti, si attiva il tasto per il Download affianco a quello di Multiselezione;
  • Clicca il tasto di Download, scegli la destinazione dei file e conferma.

I documenti non possono essere spostati da una pratica all’altra, ma è possibile crearne una copia:

  • Entra nel dettaglio del documento di cui desideri creare una copia;
  • Clicca l’icona raffigurante 3 puntini in alto a destra e seleziona Inoltra file;
  • Seleziona la pratica in cui vuoi che venga creata una copia del documento e conferma.

Per chiudere una pratica:

  • Accedi alla pratica che desideri chiudere;
  • Clicca sui 3 puntini in alto a destra e seleziona l’opzione Chiudi pratica.

Una volta chiusa la pratica, i partecipanti non potranno più utilizzare la chat e importare documenti e il team non sarà più in grado di eseguire operazioni come la categorizzazione.
Una pratica chiusa può essere riaperta sempre accedendo al menù con l’icona dei 3 puntini in alto a destra. In questo modo anche la chat verrà riattivata e sarà possibile nuovamente importare documenti e eseguire operazioni di categorizzazione.

Per eliminare una pratica, è necessario prima chiuderla:

  • Accedi alla pratica che desideri eliminare;
  • Clicca sui 3 puntini in alto a destra e seleziona l’opzione Chiudi pratica;
  • Una volta chiusa la pratica, sarà possibile selezionare Elimina pratica dallo stesso menù.

Una volta eliminata la pratica, tutti i documenti salvati e la cronologia della chat verranno eliminati e non sarà più possibile fare il ripristino dei dati.

Inbox

Inbox di Duedot è la versione dedicata ai clienti che desiderano visualizzare lo storico di tutte le pratiche, aperte e chiuse, condivise con uno specifico indirizzo email.
Inbox ha due sole funzionalità, visualizzazione e upload, e non consente quindi la creazione di workspace, l’apertura di nuove pratiche e l’invio di messaggi diretti.

L’utente che decide di registrarsi, può visualizzare in un unico luogo tutte le pratiche che sono state condivise con la sua email, sia quelle chiuse che quelle aperte.

  • Può interagire con l’azienda tramite la chat delle pratiche aperte ed inviare documenti utilizzando la funzionalità di scan da fotocamera dello smartphone oppure i classici metodi di importazione (drag&drop, altre App).
  • Può visualizzare tutti i documenti, compresi quelli importati dall’azienda, e consultarli in qualsiasi momento, anche una volta chiusa la pratica.

E SE INVECE NON VOLESSE REGISTRARSI?
L’utente che non desidera effettuare la registrazione, può visualizzare la pratica con lui condivisa, interagire con l’azienda via chat e inviare i documenti necessari, tramite il link ricevuto via email. Il link può essere aperto da qualsiasi browser web e su qualsiasi dispositivo.

Fatturazione e piani